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请把时间用在本质性的工作上
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除了决心和信任之外,自从我调派至良品计划,一直到升任社长为止,甚至在升任社长以后也是,始终都有一项相当重视的事情。
那就是投入“本质性的工作”
。
追根究底,工作可以分成“本质性的工作”
和“非本质性的工作”
。
换一种方式来说的话,有些工作就好比树干,有些工作则像枝叶一样。
当眼前工作繁多的时候,必须优先处理树干部分的工作,延后处理枝叶部分的工作。
假如不懂得区分轻重缓急,就会被枝叶的工作搞得晕头转向,耗尽宝贵的时间,耽误真正重要的工作的进行。
一个人的工作能力,并不是取决于他能不能比别人更快地完成工作,或者是不是刚好做出成果。
那么,真正的关键因素究竟是什么呢?那就是能不能把有限的时间运用在“本质性的工作”
上。
上天是公平的,给予每个人一样多的时间。
把时间耗在非本质性工作上的人,就是不擅长工作的人;无论再忙都能毫无遗漏地完成本质性工作的人,即使枝叶部分的工作稍有疏失,也堪称擅长工作的人。
举例而言,想要区分哪些属于本质性的工作,最显而易见的例子就是电子邮件的回复。
电子邮件也可分成必须回复的重要邮件和不须回复的不重要邮件。
有很多人在工作上从未意识到这一点,总觉得“所有来信都必须马上回复才行”
。
如此一来,每天光是为了回复信件,往往就花掉了大半天的时间。
为了避免发生这种情况,首先必须限制收信的时间。
据说有一家企业的规定是“上午禁止收信”
,我想这应该是一种有效提高生产力的方法吧。
尽管如此,假如只规定“下午”
或“早、中、晚一天三次”
是收信时间,却依然逐一回复所有信件的话,即使有再多时间也不够用。
因此,请试着把电子邮件的回复当作练习,训练自己分辨哪些是本质性的工作,然后试着观察实际花费的时间与收件人之间的关联。
试着在一瞬间分辨出哪些是必须立刻回复的信件、哪些是可以稍后回复的信件、哪些是可以只读不回的信件、哪些是经判断没有必要阅读后便放弃阅读的信件。
借由这样的训练过程,不仅能学会分辨电子邮件,还能够逐渐掌握分辨枝叶工作并去芜存菁的诀窍。
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